Dúvidas Frequentes VIBE x FLOW

Assinatura Eletrônica

Arquitetura:

1. O FLOW é responsável pelo envio dos documentos para o VIBE. Documentos como recibos de pagamento, avisos de férias, entre outros, são enviados e controlados pelo módulo da folha de pagamento. Os espelhos de ponto e o banco de horas são geridos pelo módulo de frequência. Para maiores informações sobre quais documentos estão disponíveis, deve-se contatar o time responsável pelo FLOW.
2. Uma vez que o documento está integrado com o VIBE (disponível no menu Documentos > Assinatura Eletrônica), o VIBE é responsável por integrá-lo com a BRy para realizar a assinatura e, posteriormente, enviar o documento assinado para o FLOW.
3. O RH do cliente poderá consultar os documentos assinados dentro do FLOW através do menu Cadastros > Documentos Assinados. Esta tela é mantida e assistida pelo time do FLOW.

 

Configuração para integração de documentos entre o FLOW e o VIBE:

Para configurar o envio de documentos, acesse o menu FLOW > Cadastros > Integrações > Configurações > Configurações VIBE e informe em ambos os campos “URL” e Chave da API, conforme:

Endereço URL: https://api.vibe.gp/public_api

Chave da API: Chave gerada dentro do VIBE em Configurações > Segurança e Acessos > Integrações.

Veja mais em: Como Configurar a Integração do FLOW com o VIBE

 

 

Documento enviado pelo FLOW não está disponível para o colaborador:

1. Verifique se ocorreu os erros abaixo ao tentar enviar o documento nos processos:
2. Erro "Invalid Credential:" - indica que a credencial configurada para integração entre o FLOW e o VIBE está inválida ou incorreta. Verifique a forma correta para cadastro de integração no item Configuração para integração de documentos entre o FLOW e o VIBE deste FAQ.
3. Erro "(401) Unauthorized" - Trata-se da mesma situação acima. Este erro indica que o FLOW não foi autorizado para enviar o documento para o VIBE devido às chaves ou URL estarem incorretas.

 

Colaboradores novos ou rescindidos não são integrados, ponto não integra ou documento assinado não integra com o FLOW:

1. Como administrador do FLOW, deve-se verificar se o usuário configurado como responsável pela integração está cadastrado no time de administradores. Este usuário é cadastrado por padrão desde a implantação do FLOW, mas alguns clientes o removem da equipe de administradores. Desta forma, quando o VIBE tenta integrar com o FLOW, recebe um retorno positivo; porém, como o usuário não tem privilégios dentro do FLOW, os dados não são retornados.

 

Acesso ao VIBE

Ao clicar sobre o link recebido por e-mail para acessar o VIBE é apresentada a mensagem: Convite Inválido. Contate um Administrador:

• Sempre que um novo convite é enviado o convite anterior é invalidado. Quando esta mensagem está sendo apresentada deve-se instruir o cliente a procurar por um e-mail mais recente (enviado posteriormente ao utilizado) ou reenviar um novo convite através do menu Gestão de Colaboradores.

Colaborador não recebe e-mail de convite, mesmo após reenvio pelo Administrador:

1. O VIBE possui 2 e-mails. Um e-mail que é o e-mail cadastrado e enviado pelo FLOW e que é utilizado para comunicação com o colaborador e um e-mail de credencial.
   Importante! Os e-mails podem ser iguais, ou seja, tanto o e-mail da credencial para login quanto de comunicação poderão ser o mesmo. Mas, não há esta obrigatoriedade.
2. O e-mail que é apresentado junto ao colaborador é o e-mail que é utilizado para comunicação.
3. Se o colaborador não está recebendo o e-mail para acesso verifique e, se necessário, altere o e-mail utilizado como credencial. Através do menu VIBE > Gestor de Colaboradores com as opções Enviar Convite ou Resetar acesso.

 

 

Colaboradores

Colaborador não está integrado:

1. Verifique se o colaborador está integrado, porém, inativo.
2. Verifique se o colaborador possui algum contrato ativo vinculado a ele no FLOW. Se não houver, ele não será inativado no VIBE.
3. Para integrá-lo pode-se utilizar a opção "Realizar Integração" no menu de contexto no menu Gestão de Colaboradores no VIBE. Será utilizado o CPF para identificá-lo no FLOW.

Há duas pessoas com o mesmo nome no VIBE:

1. Estes casos são comuns quando uma pessoa foi convidada por e-mail e a outra foi integrada.
2. Ocorre também com o usuário administrador criado pela implantação do VIBE e após a integração.
3. Para ajustas deve-se:
   1. Integrar a pessoa correta utilizando a opção "Realizar Integração" no menu de contexto no menu Gestão de Colaboradores no VIBE. Será utilizado o CPF para identificá-lo no FLOW.
   2. Inativar a pessoa que não será utilizada.
   3. Através do menu "Meu Perfil" da pessoa correta ou menu "Colaboradores" (acessado pelo gestor) clicar no botão "ATUALIZAR" para atualizar os dados da pessoa.

Colaborador está cadastrado no FLOW e não está no VIBE:

1. Verifique se o colaborador está integrado, porém, inativo.
2. Verifique se o e-mail associado à pessoa está vinculado a outra pessoa no sistema VIBE. Para isso, utilize o menu Gestão de Colaboradores e localize a pessoa informando o e-mail.
3. Em "Meu Perfil" clique em "ATUALIZAR"

Colaborador foi desligado no FLOW (rescindido) e não foi inativado no VIBE:

1. Verifique se o colaborador possui algum contrato ativo vinculado a ele. Se houver, ele não será inativado no VIBE.
2. O processo de integração de inativação dos colaboradores é executado 1 vez por dia durante o período da noite. Então, se a rescisão ocorreu no mesmo dia que está sendo feita a verificação é necessário aguardar ou, inativar manualmente através do menu Gestão de Colaboradores no VIBE.

Colaborador foi cadastrado no FLOW e não está disponível:

1. Verifique se o colaborador possui algum contrato ativo vinculado a ele. Se não houver, ele não será integrado no VIBE.
2. O processo de integração de novos colaboradores é executado 1 vez por dia durante o período da noite. Então, se o cadastro ocorreu no mesmo dia que está sendo feita a verificação é necessário aguardar até o próximo dia.

Dados do colaborador foram alterados no FLOW e não estão iguais no VIBE:

1. Verifique se o colaborador possui algum contrato ativo vinculado a ele. Se não houver, ele não será integrado no VIBE.
2. Verifique se o colaborador está realmente integrado. Ele NÃO deve possuir situação "Não Integrado" quando consultado através do menu Gestão de Colaboradores.
3. Por padrão o processo de integração de alterações dos dados dos colaboradores é executado 1 vez por dia durante o período da noite. Então, se a alteração ocorreu no mesmo dia que está sendo feita a verificação pode-se aguardar até o próximo dia. OBS:Serão integrados os colaboradores cujos dados estiverem dentro do período configurado na loja de integração. Este período não é fixo, portanto, deve-se consultar o administrador do cliente ou nossa equipe de BI para verificar a configuração atual. Exemplo, quando a configuração está com "7 dias", um colaborador que teve dados alterados no FLOW em 10/10/2024 será considerada na integração até 17/10/2024. Este período garante que, se em algum dia dentro deste intervalo a integração falhar, ela ocorrerá no dia seguinte. No entanto, é importante entender que, se os dados deste colaborador foram alterados há mais de 7 dias, ele não será integrado na rotina diária até que haja uma nova alteração nos dados. Esse caso ocorre com alguma frequência após a carga inicial ou quando dados são alterados via banco de dados no FLOW do cliente, como por exemplo, ajustes manuais de e-mail por script.
4. Para forçar a integração pode-se clicar no botão "ATUALIZAR" em "Meu Perfil". Isso força a integração dos dados não precisando aguardar a integração citada acima.

 

 

Férias

Menu Minhas Férias não está aparecendo no VIBE:

1. Verifique se o usuário está integrado acessando o menu Gestão de Colaboradores. Caso não esteja integrado, converse com a equipe de P&D do VIBE.
2. Verifique o tipo de contrato do colaborador no FLOW. Contratos diferentes de Empregado CLT e Estagiário não integram férias e, por consequência, não apresentam o menu Minhas Férias.
3. Verifique se o colaborador possui registros de período de férias cadastrados no FLOW.

Botão Atualizar Férias não está atualizando o saldo de férias no FLOW:

• O botão Atualizar Ponto na tela de Férias, tanto do colaborador quanto do gestor no VIBE, não dispara a atualização do saldo de férias no FLOW. Ele apenas busca as informações, conforme estão.

Mensagem de erro ao clicar no botão Atualizar Férias - Não foi possível obter o token de acesso.

• Este erro ocorre quando as chaves de integração entre o FLOW e o VIBE não estão cadastradas carretamente ou foram alteradas. Para solucionar deve-se obter as chaves corretas seguindo o artigo abaixo e após, acionar o time do VIBE para correção.
• Artigo: Tokens para Implantação da Integração no FLOW x VIBE

Gestor não consegue aprovar férias através do APP:

1. Quando o gestor acessa tela de gestão de férias no APP, é apresentada mensagem: Esta funcionalidade não é indicada para uso em celulares e tablets. Acesse com seu computado para utiliza-la. Se você já está no computador, tente reduzir o zoom do seu navegador..

• Atualmente o VIBE possui tratamento para não permitir acesso à tela de gestão de férias com dispositivos muito pequenos, por isso, a mensagem é apresentada.

Não aparece o botão Férias para o gestor solicitar férias do colaborador:

1. Verifique o tipo de contrato do colaborador no FLOW. Contratos com vínculo diferentes de Empregado CLT e Estagiário não integram férias e, por consequência, não apresentam o menu Minhas Férias.
2. Verifique se o colaborador possui registros de período de férias cadastrados no FLOW.

Usuário Administrador foi sincronizado pelo time P&D do VIBE e não está apresentando as férias no menu Minhas Férias:

1. Se o ajuste foi feito no mesmo dia que está sendo consultado, deve-se aguardar a virada do dia pra que o sincronismo seja executado.

• Como solução, se o administrador está respondendo à algum círculo, o líder deste círculo pode forçar a atualização clicando no botão Atualizar Saldos, no menu Gestão de Férias.

 

 

Ponto

Botão Atualizar Ponto não está realizando o cálculo do ponto no FLOW:

1. O botão Atualizar Ponto na tela de ponto, tanto do colaborador quanto do gestor no VIBE, não dispara o cálculo de ponto no FLOW. Ele apenas busca as informações, conforme estão. Ou seja, se o dia estiver pendente de cálculo, ele continuará pendente.
2. Os cálculos são disparados somente quando há alteração em algum horário ou evento de ponto.

Ponto do colaborador não está integrando:

1. Verifique se o usuário está integrado acessando o menu Gestão de Colaboradores. Caso não esteja integrado, converse com a equipe de P&D do VIBE.
2. Verifique se existe folha cadastrada no FLOw para o período atual e período anterior. O FLOW precisa ter as 2 folhas cadastradas para enviar para o VIBE. É comum o cliente não ter a folha atual cadastrada.
3. Verificar se o parâmetro "Permitir Acerto de Ponto" está marcado como ativo. Se estiver, verificar se ele foi ativado no mesmo no dia atual. Para o ponto ser integrado deve-se ativar o parâmetro e aguardar a virada do dia para que os eventos, pontos, e motivos sejam totalmente sincronizados.

Mensagem de erro ao clicar no botão Atualizar Ponto - Não foi possível obter o token de acesso.

• Este erro ocorre quando as chaves de integração entre o FLOW e o VIBE não estão cadastradas corretamente ou foram alteradas. Para solucionar deve-se obter as chaves corretas seguindo o artigo abaixo e após, acionar o time do VIBE para correção.
• Artigo: Tokens para Implantação da Integração no FLOW x VIBE

 

 

Meus Documentos

Arquitetura:

1. O FLOW é responsável pelo envio dos documentos para o VIBE. Documentos como recibos de pagamento, avisos de férias, entre outros, são enviados e controlados pelo módulo da folha de pagamento. Os espelhos de ponto e o banco de horas são geridos pelo módulo de frequência. Para maiores informações sobre quais documentos estão disponíveis, deve-se contatar o time responsável pelo FLOW.
2. O VIBE é responsável apenas pela entrega do arquivo PDF enviado.
3. O conteúdo do documento é gerado enviado pelo FLOW. O nome do arquivo, diretório que estará disposto no VIBE, etc. são enviados pelo FLOW e configurados no menu FLOW > Cadastros > Integrações > Configurações > Configurações VIBE.

Documento enviado pelo FLOW não está disponível no VIBE:

• Veja a lista Documento enviado pelo FLOW não está disponível para o colaborador em Assinatura eletrônica.

Documento está aparecendo dentro do diretório Solicitações e não dentro do diretório correto:

1. Todos os documentos disponíveis no diretório Solicitações são arquivos que foram anexados às solicitações. Eles ficarão disponíveis à todos os envolvidos na solicitação desde o solicitante até o executor. Quando o cliente anexa algum arquivo equivocadamente, ele ficará disponível neste diretório enquanto a solicitação não for cancelada.
2. O diretório de primeiro nível Solicitações indica que são documentos originados das solicitações, e o diretório de segundo nível indica qual modelo de solicitação foi utilizado. Exemplo: Envio de Atestado ou Declarações Gerais.

 

Leia também:

Tokens para Implantação da Integração no FLOW x VIBE.