Solicitação de Atestado Médico com Integração no Flow

Disponibilizamos uma nova solicitação padrão no Vibe para o envio de Atestados Médicos, permitindo que todo o processo seja realizado de forma digital, desde o envio do documento pelo colaborador até a integração automática com a Folha de Pagamento.

Objetivo da funcionalidade

A Solicitação de Atestado Médico foi desenvolvida para agilizar o processo de envio e gestão de atestados médicos, permitindo que o próprio colaborador realize o envio do documento diretamente pelo Vibe.

A funcionalidade conta com um fluxo de aprovação e execução totalmente personalizável, possibilitando que cada organização configure o processo de acordo com suas necessidades.

Após a execução da solicitação, as informações do atestado são integradas automaticamente à Folha de Pagamento, reduzindo a necessidade de lançamentos manuais, minimizando erros operacionais e tornando o processo mais ágil e seguro.

Importante: A integração com a Folha de Pagamento ocorre somente após a execução da solicitação, respeitando o fluxo configurado pela organização.

Configurando a Solicitação de Atestado Médico

Antes de disponibilizar a Solicitação de Atestado Médico para os colaboradores, é necessário realizar algumas configurações no Vibe.

1. Habilitar a integração automática

Acesse o menu:

Configurações > Segurança e Acessos > Portal

Em seguida, habilite a opção Utilizar atestado médico com integração automática, conforme demonstrado na imagem abaixo.

Importante: A habilitação dessa opção disponibiliza a nova solicitação padrão de Atestado Médico com integração automática à Folha de Pagamento.

2. Localizar a solicitação padrão

Após habilitar a funcionalidade, uma nova solicitação padrão chamada Atestado Médico será criada automaticamente.

Inicialmente, ela será disponibilizada com a situação Não Publicado.

Para localizá-la, acesse:

Solicitações > Modelos

Em seguida, filtre as solicitações pela situação Não Publicado e selecione a solicitação Atestado Médico para realizar as configurações necessárias.

3. Configurar o fluxo e os campos da solicitação

Ao acessar o modelo da solicitação, configure o fluxo de aprovação e execução de acordo com o processo adotado pela organização.

Além disso, valide os campos disponíveis na solicitação.

Por se tratar de uma solicitação padrão integrada à Folha de Pagamento, alguns campos são obrigatórios para garantir o correto processamento da integração e, por esse motivo, não podem ser removidos ou alterados.

Campos disponíveis

Importante: Os campos obrigatórios são utilizados pela integração com a Folha de Pagamento e não podem ser removidos da solicitação.

4. Configurar aprovadores e executores

Por padrão, o executor da solicitação será o líder do colaborador.

Antes de publicar a solicitação, revise o fluxo configurado e defina, quando necessário, os aprovadores e executores, conforme as regras da organização.

5. Publicar a solicitação

Após concluir todas as configurações, salve as alterações e publique a solicitação.

A partir desse momento, ela estará disponível para utilização pelos colaboradores no caminho:

Portal > Solicitações > Nova Solicitação > Atestado Médico

Utilizando a Solicitação de Atestado Médico (Solicitante / Colaborador)

Após a publicação da solicitação, os colaboradores poderão realizar o envio do atestado médico diretamente pelo Portal.

1. Acessar a solicitação

Acesse o menu:

Portal > Solicitações > Nova Solicitação

Em seguida, selecione a solicitação Atestado Médico.

2. Preencher as informações

Preencha os campos da solicitação conforme as informações constantes no atestado médico.

3. Anexar o documento

Anexe o atestado médico e, após conferir as informações preenchidas, clique em Enviar para registrar a solicitação.

Importante: O anexo do atestado médico é obrigatório para o envio da solicitação.

4. Acompanhar o andamento

Após o envio, a solicitação seguirá o fluxo de aprovação e execução configurado pela organização.

O colaborador poderá acompanhar o andamento da solicitação acessando:

Portal > Solicitações > Enviadas

Nesse menu será possível consultar o status da solicitação e o histórico das etapas percorridas.

Aprovação, Execução e Integração

Após o envio da solicitação, o processo seguirá o fluxo de aprovação e execução definido pela organização.

Durante a etapa de execução, o responsável poderá revisar todas as informações enviadas pelo colaborador e, quando necessário, realizar ajustes antes da integração com a Folha de Pagamento.

Validação e edição dos dados

Antes da integração, o executor poderá corrigir eventuais divergências identificadas nas informações da solicitação.

Sempre que uma alteração for realizada:

• será obrigatório informar o motivo da alteração;

• todas as alterações serão registradas no histórico da solicitação;

• o colaborador e o executor serão notificados por e-mail sobre a atualização realizada.

Importante: A possibilidade de revisão antes da integração permite corrigir inconsistências e garantir que as informações enviadas à Folha de Pagamento estejam corretas.

Integração com a Folha de Pagamento

Ao executar a solicitação será questionado ao executor se ele quer enviar o afastamento / ausência vinculado ao atestado médico:

Caso ele execute sem o envio, não será possível enviar posteriormente, e o processo de afastamento / ausência deverá ser feito direto no Flow.

Caso ele responda que sim, deverá ser preenchido os campos abaixo:

Após a execução da solicitação, o sistema realizará automaticamente a integração com a Folha de Pagamento.

Caso seja identificada alguma inconsistência nos dados informados, a integração não será concluída e uma mensagem de erro será apresentada ao executor. Nessa situação, será possível corrigir as informações e executar novamente a solicitação.

Quando a integração for concluída com sucesso, o atestado médico será registrado no Flow, no caminho:

Folha de Pagamento > Movimentações > Atestados Médicos

E quando enviado o afastamento / ausência, os dados informados serão integrados no Flow, no caminho:

Folha de Pagamento > Movimentações > Afastamento / Ausência

Notificação no Flow

Quando um novo atestado é integrado ao Flow via integração com o Vibe, é gerada uma notificação no Flow referente a isso, conforme tela abaixo:

Regras de Negócio

Para garantir o correto funcionamento da Solicitação de Atestado Médico com integração à Folha de Pagamento, observe as seguintes regras:

• A solicitação de Atestado Médico é um modelo padrão disponibilizado automaticamente após a habilitação da funcionalidade.

• Antes de ser utilizada pelos colaboradores, a solicitação deve ser configurada e publicada pelo administrador.

• A integração com a Folha de Pagamento ocorre somente após a execução da solicitação.

• Os campos obrigatórios da solicitação são utilizados pela integração com a Folha de Pagamento e, por esse motivo, não podem ser removidos ou alterados.

• O anexo do atestado médico é obrigatório para o envio da solicitação.

• O fluxo de aprovação e execução é totalmente configurável, permitindo que cada organização o adapte às suas necessidades.

• Durante a execução, o responsável poderá revisar e ajustar as informações da solicitação antes da integração com a Folha de Pagamento.

• Toda alteração realizada pelo executor exige a informação de um motivo, gera um registro no histórico da solicitação e notifica o colaborador e o executor por e-mail.

• Caso seja identificada alguma inconsistência durante a integração, a solicitação não será integrada à Folha de Pagamento até que os dados sejam corrigidos e a execução seja realizada novamente.

• Para integração com o frequência é necessário enviar o afastamento / ausência no momento da execução da solicitação.